Med ett servicenummer (0800 eller 0900) eller ett företagsnummer (085 eller 088) ökar du din åtkomlighet. Kanske har du redan ett sådant nummer eller funderar på att skaffa ett.

En fördel med ett sådant företagsnummer är att det kan täcka alla lokala nummer för dina filialer. Detta är möjligt tack vare ett intelligent system som kallas Interactive Voice Response (IVR).

Att koppla kunder till det mest relevanta kontoret, den närmaste butiken eller personen på rätt avdelning behöver du inte längre göra manuellt. Ett sådant IVR hanterar alla samtal som kommer in på ditt företagsnummer och fördelar dem till befintliga anslutningar inom din organisation. Detta fungerar med din befintliga infrastruktur och utrustning.

Men hur fungerar det egentligen att konfigurera ditt servicenummer eller företagsnummer? Det är en fråga vi kan besvara på många sätt, eftersom det finns olika alternativ för att fördela dina samtal. I denna artikel visar vi vilka dessa är, så att du kan avgöra vilket sätt som passar din organisation bäst.

Alternativ 1: Låt kunderna välja

Har du en organisation med avdelningar som inte nödvändigtvis betjänar ett specifikt geografiskt område? Eller är till exempel din administration och din tekniska avdelning belägna på olika platser? Ge då dina kunder möjlighet att själva koppla sig till önskad avdelning. Med telefonmenyn kan en knapptryckning koppla kunder till rätt person eller avdelning. Det är dock viktigt att menyn är kort och tydlig – undvik valstress!

Alternativ 2: Fördelning baserat på riktnummer

Detta alternativ är lämpligt för företag och organisationer som är verksamma i hela landet men har filialer som täcker specifika regioner. Med ett traditionellt nummer innebär detta att en telefonist hälsar kunderna personligen och manuellt kopplar dem till närmaste filial.

Med riktnummerstyrning fördelar vårt Interactive Voice Response-system (IVR) kunderna till dina filialer baserat på deras riktnummer. Tillsammans med dig skapar vi en lista över riktnummer och tillhörande filialer. Det är också möjligt att spela upp ett specifikt meddelande för filialen innan kunden kopplas vidare, och vi tar hänsyn till öppettiderna.

Du kanske undrar vad som händer om riktnumret inte kan identifieras, till exempel om någon ringer från en mobiltelefon. Då är postnummerstyrning en smart lösning.

Alternativ 3: Fördelning baserat på postnummer

Detta alternativ är lämpligt för organisationer som inte arbetar regionalt utan lokalt. Med andra ord: organisationer som har flera filialer inom ett riktnummerområde och som kräver en finfördelad fördelning av kunder. Med den så kallade postnummerstyrningen fördelar vårt IVR dina kunder baserat på postnummer. Kunderna ombeds att ange de fyra siffrorna i sitt postnummer. Du anger i förväg vilka postnummer som hör till vilken filial. På så sätt kopplas kunden till din filial i det (närliggande) området. Även här är det möjligt att spela upp ett meddelande innan telefonen ringer hos en viss butik eller specifik avdelning.

Som nämnts tidigare kan postnummerstyrning också kombineras med riktnummerstyrning.

Alternativ 4: Skräddarsydd lösning

Det är också möjligt att skapa en skräddarsydd lösning för dig. Till exempel en kombination av postnummerstyrning och riktnummerstyrning. Eller vad sägs om vidarekoppling baserat på nummerigenkänning? Här tittar vi inte på riktnumret, utan på en post i din databas över det specifika fasta eller mobila numret för kunden. Detta är det bästa inom telekomprestanda. Kopplingen mellan vårt IVR och ditt CRM-system möjliggörs tack vare vår API. Om numret inte känns igen spelar vi upp en telefonmeny eller använder riktnummer- eller postnummerstyrning för att koppla kunderna så effektivt som möjligt till rätt person i din organisation.

Börja redan idag

Belfabriek gör det så enkelt som möjligt för dig. Alternativ 1 till 3 aktiverar du helt själv via din onlinepanel, kallad Min Belfabriek. Beroende på alternativet är du klar på bara några minuter, så varför inte ordna detta redan idag? För en skräddarsydd lösning, kontakta oss via vårt nummer 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).