Vi får ofta frågan om samtalsinspelningar från vår samtalsinspelning-funktion också är giltiga som bevismaterial i en eventuell rättsprocess.

Mer intressant än ett slutgiltigt juridiskt svar på denna fråga — som du för övrigt bäst får från din advokat — är att ett smart användande av samtalsinspelning i många fall kan förhindra en dyr och ofta tidskrävande rättsprocess.

Vi har alla någon gång upplevt att vi minns muntliga avtal olika. Ofta handlar det om små tolkningsskillnader eller kanske missar vi en detalj som är viktig för den andra parten.

Ibland kan en sådan skillnad i uppfattning om vad som faktiskt avtalades vara stor och få allvarliga konsekvenser.

I sådana fall hjälper det om avtal omedelbart dokumenteras på ett sätt som är insynsvänligt och acceptabelt för båda parter. Samtalsinspelning är ett sådant sätt för telefoniskt ingångna avtal.

Nedan ger vi dig 3 tips om hur du använder samtalsinspelning effektivt och hur du därmed kan undvika en rättsprocess.

1. Meddela om inspelningen

Låt alltid i början av telefonsamtalet veta att samtalet spelas in och för vilket syfte. Du kan enkelt göra detta genom att lägga till detta i ditt välkomstmeddelande.

På detta sätt skapar du en situation där både din uppringare och du själv inte lovar saker som ni senare helst inte vill bli påminda om eller hållas ansvariga för.

Det är viktigt att du sedan inte använder inspelningarna för något annat syfte än det du angett i meddelandet.

2. Dokumentera att inspelningen är en korrekt återgivning av avtalet

Genom att muntligt och uttryckligen komma överens om att inspelningen är en korrekt återgivning av det ingångna avtalet undviker du att det senare uppstår diskussion om detta.

Du kan enkelt göra detta genom att till exempel säga följande under samtalet: “Som du vet spelas detta samtal in. Är du överens om att vi sparar denna inspelning så att det i framtiden är tydligt vad vi har kommit överens om?”

När uppringaren svarar jakande på detta, ange då återigen att du kommer att spara samtalet.

Du har nu skapat en situation där båda parter kan känna sig extra trygga med de ingångna avtalen eftersom de vet att de är dokumenterade i inspelningen.

3. Använd inspelningen för att avvärja konflikter

När du tillämpar de två första tipsen kommer du att märka att antalet meningsskiljaktigheter om ingångna avtal minskar drastiskt. Ändå kan det ibland uppstå en situation där du och din kund inte är överens och båda minns olika.

Driv i sådana fall inte situationen till sin spets genom att säga “jag har rätt, jag har inspelningen som bevis”. Din kund kommer då att känna sig attackerad och vara mer benägen att försöka bevisa att du har fel, vilket inte för samtalet närmare en lösning.

Det är bättre att föreslå att ni tillsammans lyssnar på inspelningen så att ni därefter kan gå vidare baserat på de tidigare ingångna avtalen eller ett eventuellt nytt avtal.

Det handlar då naturligtvis inte om vem av er som har rätt!

Börja idag utan kostnad

Som kund hos Belfabriek kan du börja med samtalsinspelningar redan idag utan att det kostar dig något med vårt Call-recording Starter-paket.

Du kan spela in alla dina samtal utan begränsningar i antal och längd på inspelningarna. Du kan lyssna på samtalen i efterhand via din online kontrollpanel Min Belfabriek.

Har du frågor eller vill du veta mer? Tveka inte att kontakta vår kundtjänst.