Förbättra telefonisk tillgänglighet

Belfabriek / 18 Jun 2024 / 4 min read

Att förbättra telefonisk tillgänglighet, bättre tillgänglighet för fasta telefonnummer och flexibel vidarekoppling är alla sökord som ofta leder till oss.

För att förstå betydelsen bakom dessa sökord är det bra att titta på vad dessa användare har för telefoniinfrastruktur, vilka problem de har och varför de söker efter en bättre telefonilösning och en annan leverantör.

Kontorstelefoni

De flesta organisationer och företagare har en företagskontorstelefoniinfrastruktur: en miljö som är utformad för användare på en fast plats (kontoret), eventuellt med några få slutdestinationer som en hemarbetare.

Detta är en bra lösning om du vill förse varje skrivbord med en kontorstelefon så att medarbetarna kan ringa samtal.

Önskan om mer flexibel samtalshantering

Men ofta finns det en önskan att kunna hantera inkommande samtal mer flexibelt; man är:

inte alltid på kontoret
kollegor är spridda över olika platser
ibland har en kollega bara en mobiltelefon.

Detta är ofta fallet med journummer, telefonitjänstnummer, beredskapsnummer och felrapporteringsnummer: dessa vill man kunna sätta upp med alla medarbetare på alla möjliga platser och nätverk.

Flexibla arbetstider och flexibelt arbete gör att man vill ha optimal kontroll över tillgängligheten för journumret.

Lösning: telefonteam-sida – vidarekoppling till alla mobila och fasta nummer

För detta har vi telefonteam-sidan, där alla som kan svara på telefonsamtal kan sätta sig själva som tillgängliga eller otillgängliga.

Även ordningen för att hantera samtal kan ändras i realtid: vill du att samtal ska gå till en annan kollega först, med dig själv som backup? Dra din kollega till position 1 i telefonteamet och dig själv till position 2.

Detta sätt att hantera samtal är enkelt för alla medarbetare att förstå, och eftersom alla har en egen inloggning kan man enkelt skapa ett telefonteam. Det finns ingen gräns för antalet personer eller telefonlinjer som kan hanteras på detta sätt: man behöver aldrig missa ett samtal och kan alltid göra ändringar flexibelt.

Det är också viktigt att man inte är beroende av ett nätverk eller en leverantör: det fungerar med alla mobila och fasta telefoner. Vi vidarekopplar till vilket telefonnummer som helst – nationellt eller internationellt.

Ofta är detta lösningen för organisationer och företagare som vill vidarekoppla samtal flexibelt: man är inte längre bunden till en plats eller leverantör, utan kan lägga till alla i telefonteamet för att svara på samtal. På så sätt kan man snabbt sätta upp ett supportnummer, en försäljningslinje eller ett transplantationsnummer!

Låt vår IVR-plattform hantera samtal smartare

Vill du lägga till ännu fler funktioner till ditt telefonnummer? Det är inget problem, med vår avancerade IVR (Interactive Voice Response)-plattform kan vi också hantera samtal helt eller delvis automatiskt.

Vill du spela in ett felmeddelande och få det skickat via e-post? Det är möjligt; på så sätt kan du ha en felrapporteringslinje aktiv dygnet runt utan att den behöver bemannas live.

Att låta ett meddelande, fel eller beställning spelas in och skickas via e-post till en eller flera personer är ofta ännu enklare och ger bättre resultat: flera personer får meddelandet och kan reagera snabbare.

Vill du inte behöva lyssna på meddelandet först utan få det skickat som text via e-post? Det är också möjligt: på så sätt kan någon direkt se om något är akut eller inte. Meddelandet visas som text i e-postens brödtext eller som en bilaga; detta är också praktiskt för att vidarebefordra till en kollega för uppföljning.

Hur sätter man upp detta?

Kanske låter detta så bra att du vill testa det först? Det är självklart möjligt. Begär ett demo-nummer, lägg till dina kollegor i telefonteamet och se hur du på ett smart sätt kan fördela samtalen.

Är detta precis vad du letar efter? Välj ett telefonnummer i vår butik eller om du redan har ett telefonnummer, ange att du vill behålla ditt befintliga telefonnummer: med nummerflytt flyttar vi ditt befintliga nummer från den gamla leverantören till oss, din nya leverantör.

Nu har du satt upp din försäljningslinje, kundtjänstnummer eller jourtjänst på det mest flexibla sättet!

Om din kontorstelefoni fungerar bra kan du behålla den hos din andra leverantör: vi fokuserar vår plattform på telefonnummer med många användbara funktioner och samarbetar med alla befintliga nätverk och system.

Du behöver absolut inte flytta hela din telefoniinfrastruktur. Om du är nöjd med dina bordstelefoner och vill behålla dem kan du göra det hos din nuvarande leverantör. Vi kan aktivera ett nytt telefonnummer åt dig eller flytta ditt befintliga telefonnummer till vår plattform så att du kan fördela inkommande samtal på detta flexibla sätt.

Du kan ändra telefonteamet, profiler och medarbetares positioner så ofta du vill.

Du kan vidarekoppla samtal till vilket land som helst inom Europa eller USA. Att sätta upp ett europeiskt telefonteam på detta sätt är enkelt, och med en flerspråkig valmeny kan du skapa flera team för olika språk.

Ange ditt nuvarande telefonnummer vid beställning, och med nummerflytt flyttar vi ditt telefonnummer. Detta tar högst 5 arbetsdagar, och sedan är ditt gamla nummer aktivt hos oss.

I vår portal kan du ange öppettider för när linjen ska vara tillgänglig. När du är stängd kan vi spela upp ett stängt meddelande eller erbjuda en röstbrevlåda.

Se till att alla kollegor som du vill vidarekoppla samtal till är inlagda i ditt telefonteam. Då kan du flexibelt hantera tillgänglighet genom att sätta kollegor som tillgängliga eller otillgängliga för att ta emot samtal. Du kan också prioritera vem som ska ta emot samtal först genom att ändra deras position i teamet.

Nummerflytt är alltid möjligt: enligt europeisk lag har du rätt att ta med ditt telefonnummer till en ny leverantör. På så sätt kan du använda ditt gamla telefonnummer med de senaste telefonitjänsterna!

Du kan hantera flexibla arbetstider på två sätt: 1. Ange arbetstider i inställningarna för öppettider. Detta är praktiskt om numret alltid ska vara stängt eller öppet vid fasta tider. 2. Om arbetstiderna är mycket flexibla kan du stänga linjen genom att sätta alla som “otillgängliga”. Då spelas ett meddelande eller en röstbrevlåda upp.

Du kan behålla ditt gamla abonnemang och flytta ditt gamla telefonnummer till vår plattform. Då kan du direkt hantera samtal flexibelt och vidarekoppla dem smidigt.