Med ett servicenummer (0800 eller 0900) eller ett företagsnummer (085 eller 088) ökar du din tillgänglighet. Kanske har du redan ett sådant nummer eller funderar på att skaffa ett.

En fördel med ett sådant företagsnummer är att det kan täcka alla lokala nummer för dina filialer. Detta är möjligt tack vare ett intelligent system som kallas Interactive Voice Response (IVR).

Att koppla uppringare till det mest relevanta kontoret, den närmaste butiken eller personen på rätt avdelning behöver du inte längre göra manuellt. Ett sådant IVR hanterar alla samtal som kommer in på ditt företagsnummer och fördelar dem över befintliga anslutningar inom din organisation. Detta fungerar med din befintliga infrastruktur och utrustning.

Men hur fungerar det egentligen att konfigurera ditt servicenummer eller företagsnummer? Det är en fråga som vi kan besvara på olika sätt eftersom det finns flera alternativ för att fördela ditt telefontrafik. I den här artikeln visar vi vilka dessa är så att du kan avgöra vilket sätt som passar bäst för din organisation.

Alternativ 1: låt dina uppringare välja

Har du en organisation med avdelningar som inte nödvändigtvis betjänar ett visst geografiskt område? Eller är till exempel din administration och din tekniska avdelning belägna på olika platser? Ge då dina uppringare möjlighet att själva koppla sig till önskad avdelning. Med menyvalet kan en knapptryckning koppla dina uppringare till rätt person eller avdelning. Det är dock viktigt att menyn är kort och överskådlig – undvik valstress!

Alternativ 2: fördelning baserat på riktnummer

Detta alternativ är lämpligt för företag och organisationer som är verksamma i hela landet men har filialer som täcker vissa regioner. Med ett traditionellt nummer innebär detta att en telefonist personligen hälsar uppringare och manuellt kopplar dem till den närmaste filialen.

Med riktnummerstyrning fördelar vårt Interactive Voice Response-system (IVR) uppringare till dina filialer baserat på deras riktnummer. Tillsammans med dig upprättar vi en lista över riktnummer och tillhörande filialer. Det är också möjligt att spela upp ett filialspecifikt meddelande innan samtalet kopplas till en filial, och vi tar hänsyn till öppettiderna.

Du kanske undrar vad som händer om riktnumret inte kan identifieras, till exempel för att någon ringer från en mobiltelefon. Då är postnummerstyrning en smart lösning.

Alternativ 3: fördelning baserat på postnummer

Detta alternativ är lämpligt för organisationer som inte arbetar regionalt utan lokalt. Med andra ord: organisationer som har flera filialer inom ett riktnummerområde och som kräver en finfördelad fördelning av uppringare. Med den så kallade postnummerstyrningen fördelar vårt IVR dina uppringare baserat på postnummer. Uppringare ombeds att ange de fyra siffrorna i sitt postnummer. Du anger i förväg vilka postnummer som hör till vilken filial. På detta sätt kopplas uppringaren till din filial i det (närliggande) området. Även här är det möjligt att spela upp ett meddelande innan telefonen ringer hos en viss butik eller specifik avdelning.

Som nämnts kan postnummerstyrning också kombineras med riktnummerstyrning.

Alternativ 4: skräddarsydd lösning

Det är också möjligt att skapa en skräddarsydd lösning för dig. Till exempel en kombination av postnummerstyrning och riktnummerstyrning. Eller vad sägs om vidarekoppling efter nummerigenkänning? Här tittar vi inte på riktnumret utan på en post i din databas över det specifika fasta eller mobila numret för uppringaren. Detta är det bästa inom telekomprestanda. Kopplingen mellan vårt IVR och ditt CRM-system möjliggörs tack vare vår API. Om numret inte känns igen spelar vi upp ett menyval eller använder riktnummer- eller postnummerstyrning för att så effektivt som möjligt koppla uppringare till rätt person i din organisation.

Börja redan idag

Belfabriek gör det så enkelt som möjligt för dig. Alternativ 1 till 3 kan du aktivera helt själv via din onlinepanel, kallad Min Belfabriek. Beroende på alternativet är du klar på några minuter, så varför inte ordna detta redan idag? För en skräddarsydd lösning, kontakta oss på vårt nummer 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).