För en tid sedan publicerade vi en artikel med anmärkningsvärd statistik. Forskning visade att 60 % av företagen knappt svarar i telefon under kontorstid. En enkel beräkning visade att detta snabbt kan leda till tiotusentals euro i förlorad omsättning.

En bra anledning att agera. En av de mest värdefulla kostnadsfria funktionerna hos Belfabriek är den digitala röstbrevlådan.

Om alla dina medarbetare är upptagna och kön är för lång kan uppringare tack vare den digitala röstbrevlådan (ibland kallad Voice2e-mail) lämna ett meddelande. Ljudinspelningen får du sedan via e-post. I den här artikeln berättar vi om fördelarna med denna funktion och hur den digitala röstbrevlådan fungerar. Naturligtvis ger vi dig också en praktisk steg-för-steg-guide för att aktivera din egen digitala röstbrevlåda.

Fördelarna med en digital röstbrevlåda

Den största fördelen med den digitala röstbrevlådan är för dig själv. Den tidigare nämnda forskningen visade att en av fyra uppringare som inte kan nå din organisation ringer till en konkurrent. Med den digitala röstbrevlådan ger du dessa uppringare möjlighet att lämna ett meddelande och ringer tillbaka så snart du har möjlighet. Här är fördelarna med den digitala röstbrevlådan för ditt företag:

  • Du missar färre samtal
  • Dina uppringare uppfattar dig som mer tillgänglig
  • Du visar hur serviceinriktad du är genom att snabbt ringa tillbaka

Tillräckligt med skäl att aktivera denna praktiska funktion. Att det är snabbt och enkelt kommer vi att visa dig. Men låt oss först titta på hur den digitala röstbrevlådan fungerar. Vad hör uppringaren, och när och hur får du ljudfilen?

Hur den digitala röstbrevlådan fungerar

Du programmerar denna funktion så att den automatiskt aktiveras när det behövs; till exempel när ditt kontor är stängt, när ingen svarar inom 15 till 20 sekunder eller när alla linjer är upptagna och kön överskrider en maximal längd. I det senare fallet är en allmän rekommendation att inte låta fler än åtta personer vänta före en uppringare. Om det är fler än åtta i kön är det klokt att vidarekoppla uppringaren direkt till den digitala röstbrevlådan.

När du har valt de tillfällen då denna funktion ska aktiveras är det viktigt att skapa lämpliga meddelandetexter.

Exempel:

  • “För närvarande är vi stängda. Du kan nå oss måndag till fredag från kl. 09.00 till 17.00. Du kan också lämna ett meddelande efter tonen. Vi ringer tillbaka så snart som möjligt.”
  • “För närvarande är det mycket hög belastning på telefonavdelningen. Vi ber dig försöka igen senare. Du kan också lämna ett meddelande efter tonen. Vi ringer tillbaka så snart som möjligt.”
  • “För närvarande kan vi inte svara i telefon. Vi ber dig försöka igen senare. Du kan också lämna ett meddelande efter tonen. Vi ringer tillbaka så snart som möjligt.”

Dessa är bara några exempel som du kan anpassa efter dina behov. Det är också möjligt att använda Belfabrieks standardtext: “Välkommen till vår automatiska röstbrevlåda, du kan lämna ett meddelande efter tonen.”

Du kan spela in dina texter själv, men naturligtvis gör du det bästa intrycket med en professionell röstskådespelare. Belfabriek erbjuder rabatt på tjänster från professionella röster. Kontakta vår kundtjänst på 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227) för mer information.

Det meddelande som uppringaren lämnar får du automatiskt via e-post som en ljudfil som kan spelas upp i många olika programvaror.

Har din organisation flera avdelningar eller filialer? Då är det också möjligt att ställa in den digitala röstbrevlådan så att varje avdelning eller filial har en egen konfiguration av denna funktion. På så sätt får den relevanta chefen e-postmeddelanden med ljudinspelningar för sin avdelning. Det är också möjligt att skicka ljudinspelningarna till flera e-postadresser samtidigt.

Vad som finns i e-postmeddelandet

Som nämnts får du det inspelade röstmeddelandet via e-post. Denna inspelning bifogas som en bilaga till e-postmeddelandet. Dessutom innehåller e-postmeddelandet detaljerad information om uppringaren och samtalet:

  • Uppringarens nummer
  • Numret som uppringaren ringde
  • Tidpunkten för inspelningen

Om tillämpligt anges även vilket val uppringaren gjorde i valmenyn i e-postmeddelandet. Om du har aktiverat funktionen för postnummerdirigering ser du också vilken postkod uppringaren har angett. På så sätt vet du ungefär i vilket område eller vilken stad uppringaren befinner sig och kan vidta lämpliga åtgärder.

Aktivera din digitala röstbrevlåda

Nu när du vet hur den digitala röstbrevlådan fungerar och känner till dess fördelar är det dags att aktivera denna kostnadsfria funktion. Följ enkelt dessa steg:

  • Logga in på Min Belfabriek
  • Klicka i menyn högst upp på Nummerinställningar
  • På modulsidan aktiverar du alternativet digital röstbrevlåda
  • Ange sedan e-postadressen där du vill ta emot inspelningarna
  • Klicka längst ner på sidan på knappen Spara

Våra experter ser till att denna funktion fungerar perfekt. Har du fler frågor om den digitala röstbrevlådan eller behöver hjälp med att aktivera den? Vår trevliga kundtjänst är tillgänglig under kontorstid. Kontakta oss på 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).