En företagare som börjar fundera på att använda företagstelefoni kan ofta känna sig överväldigad av det stora utbudet. Landskapet för telefoni är så omfattande att det inte längre bara handlar om att ringa samtal eller hantera inkommande samtal.

När man pratar om företagstelefoni handlar det också om mobil kommunikation, automatisk samtalshantering, registrering, uppföljning, videosamtal, distansmöten, distansarbete och mycket mer. Varje företag har sina egna behov. Det är därför viktigt att inte bara veta vad som finns tillgängligt på marknaden, vilka behov som är specifika för ditt företag eller vem som kan erbjuda dessa lösningar, utan också vad kostnaden är och vad det innebär i tid och infrastruktur.

Kartlägg dina behov

När du listar vilka funktioner och tillämpningar ditt företag behöver är det viktigt att inte bara titta på vad du använder idag och hur du kan omvandla den nuvarande verksamheten till ett bättre presterande, billigare eller modernare telefonsystem. Det är minst lika viktigt att ta hänsyn till förändringar och nya tekniker som kan användas i framtiden. Här bör du kartlägga systemets skalbarhet och flexibilitet.

Att implementera företagstelefoni kan inte vara ett förhastat beslut. Ditt företag är beroende av optimal kommunikation med kunder, leverantörer och medarbetare. Dina kunders önskemål är också dina önskemål, eftersom kunder blir alltmer krävande och förväntar sig att du alltid är lättillgänglig. Att vara konkurrenskraftig handlar inte längre bara om att erbjuda det lägsta priset, utan också om att erbjuda den bästa möjliga kundupplevelsen.

Vill du snabbt kunna hänvisa samtal till rätt avdelning eller person? Detta kan göras via en traditionell receptionist som svarar och vidarekopplar alla samtal, men det kan också göras smidigare via en automatisk meny tack vare VoIP. Vill du använda en köfunktion med meddelanden? Då räcker inte en klassisk telefonväxel längre och nödvändiga anpassningar måste göras. Vill du ha möjligheter att vara tillgänglig utanför företaget via vidarekoppling till din smartphone? Eller vill du att dina medarbetare ska kunna svara på samtal via sin laptop?

Vill du ha en koppling till din kunddatabas för att omedelbart kunna se öppna beställningar vid varje samtal? Vill du placera din VoIP-telefonväxel inom företaget och hantera den själv, eller vill du hellre outsourca den? Vill du också möjliggöra videosamtal? Alla dessa frågor kan bara du svara på, men de spelar en stor roll vid det slutliga valet av leverantör eller paket för din företagstelefoni.

Göra val

Ett välgrundat val medför många fördelar. En leverantör som tänker med dig kan spara mycket på din telekomfaktura. De kan se till att dina kommunikationsmedel alltid är uppdaterade, att säkerheten för dina data övervakas dygnet runt eller säkerhetskopieras och att de med nödvändig flexibilitet kan anpassa sig till varje förändring inom ditt företag.

Ofta tittar man först på priset för ett erbjudet paket, men precis som med alla avtal är det också viktigt att läsa det finstilta. Finns det en extra kostnad för vissa samtal eller ingår allt som standard i paketet? Måste du själv underhålla din telefonväxel eller ingår detta i ett hostingpaket? Hur snabbt kan ändringar göras? Vem kan du kontakta vid frågor eller problem och framför allt, när är denna tjänst tillgänglig?

När du väljer företagstelefoni är du kunden och har rätt till den bästa möjliga kundupplevelsen med en lösning som är skräddarsydd för ditt företag!