Från och med januari 2015 blir kommunerna ansvariga för ungdomsvård, arbete och inkomst samt vård av långtidssjuka och äldre. De måste därför ha en välfungerande (telefonisk) kontaktpunkt för detta. Många kommuner har just nu frågor om hur detta ska göras. I den här artikeln sammanställer vi de vanligaste frågorna och svaren.

Även om åtgärderna träder i kraft först om några veckor har kommunerna redan länge arbetat med att skapa den nödvändiga infrastrukturen för att kunna utföra de nya uppgifterna på ett bra sätt.

Många kommuner upptäcker att sättet på vilket den telefoniska tillgängligheten hittills har hanterats — i vissa fall bokstavligen inte mer än en mobiltelefon som en anställd tog med sig — inte längre räcker till.

Men hur ska det då lösas? Vilka funktioner behövs? Hur ska de sättas upp och hur lång tid tar det?

Det är bara några av de konkreta frågor som kommunala medarbetare söker svar på.

Välj ett lämpligt nummer

Det första steget är att välja ett lämpligt telefonnummer. Det kan vara ett befintligt nummer, men ibland visar det sig nödvändigt att ansöka om ett nytt nummer. Det numret måste naturligtvis tilldelas och anslutas i tid. Här har du möjlighet att välja mellan flera typer av nummer. Oavsett vilken typ av nummer du väljer har du alltid tillgång till hela paketet med extra funktioner som Belfabriek erbjuder.

Vilka typer av nummer finns det?

  • 0800-nummer Mycket använda och direkt igenkännbara för dina uppringare som ett nummer som kan ringas gratis. Om du utgår från att kommunala tjänster alltid ska vara tillgängliga för alla är ett 0800-nummer det perfekta valet.
  • 0900-nummer Tillgängliga till en fast, låg taxa. Du ställer själv in taxan och håller därmed kostnaderna för din telefoniska tillgänglighet under kontroll. Se till att du tydligt kommunicerar den taxa du valt vid varje omnämnande av ditt 0900-nummer.
  • 088-nummer Dessa nummer tilldelas i serier om 100, 1000 eller till och med 10 000. Har din kommun redan ett sådant nummer kan du ofta enkelt aktivera ett extra nummer. Har du frågor om 088-nummer, kontakta gärna vår kundtjänst.
  • 085-nummer Perfekt när du snabbt behöver få numret live. Vi har ett stort urval av 085-nummer som vi kan leverera från lager och ofta kan ansluta redan inom en dag.
  • Ett vanligt, lokalt riktnummer Vill du ha ett nummer inom din egen region och ändå dra nytta av alla extra funktioner? Det går också! Vi erbjuder telefonnummer med ett brett urval av regioner. Även med dessa lokala nummer kan du använda alla våra extra funktioner.

Har du svårt att välja eller har du frågor om valet av nummer? Ring gärna en av våra experter. De hjälper dig gärna vidare. Du kan nå oss gratis på 0800-BELFABRIEK.

Vem ska ta emot samtalen?

I många fall kommer en eller flera kommunala medarbetare att behöva svara på de inkommande samtalen under kontorstid. Det kan vara personer på samma avdelning, men det kan också vara så att dessa medarbetare är placerade på andra avdelningar. Vissa kommuner kommer att använda ett eget eller till och med ett externt callcenter för att ta emot samtalen.

Men hur löser du detta utanför kontorstid?

Belfabriek erbjuder ett praktiskt och lättanvänt online-schema där du kan hantera arbetsscheman för alla dina medarbetare per vecka eller månad. På så sätt har du alltid kontroll över vilken medarbetare som tar emot inkommande samtal. Om en medarbetare oväntat blir sjuk eller på annat sätt förhindrad kan du enkelt och snabbt ändra detta. Du kan lösa detta centralt, där en administratör bestämmer var samtalen ska levereras, eller decentraliserat där medarbetare själva anmäler sig tillgängliga i systemet. Våra specialister kan berätta mer om de olika lösningarna och möjligheterna.

Oavsett vilken lösning du väljer behöver du inte installera någon extra programvara på dina datorer eller låta IT-avdelningen installera något. Allt kan hanteras från webbläsaren eller med våra iOS-appar för iPhone och iPad. Vi erbjuder separata iOS-appar för nummerägare och för telefonmedarbetare. På så sätt har alla alltid exakt den information de behöver.

Hantera även kvalitetskontrollen

Du vill naturligtvis vara säker på att allt är perfekt ordnat från dag ett. Levereras alla samtal till rätt plats? Besvaras frågor korrekt och korrekt?

De omfattande samtalsstatistiken — standard inkluderad i ditt abonnemang — visar dig exakt hur många samtal du har tagit emot, var de har levererats, hur länge de har varat och mycket mer. Du kan till och med få dessa statistikuppgifter i periodiska rapporter via e-post. På så sätt vet du alltid exakt hur ditt nummer fungerar.

För att besvara frågan om samtal hanteras korrekt och korrekt använder du vår premiumfunktion samtalsinspelning. Alla samtal spelas in och lagras säkert i vår molnmiljö. Endast som nummerägare har du tillgång till dessa samtal. Du kan enkelt lyssna på inspelningarna från din online kontrollpanel. Våra specialister kan berätta mer om denna unika extra funktion.

Hur lång tid tar det innan jag kan använda mitt nummer?

Svaret på denna fråga beror främst på om du ska använda ett befintligt nummer eller ett nytt nummer.

Om ett nytt nummer måste ansökas om bör du räkna med att behandlingen av din ansökan av ACM tar cirka tre veckor.

Om du ska använda ett befintligt nummer eller väljer ett 085-nummer är det ofta möjligt att få ditt nummer anslutet och uppsatt inom ett begränsat antal dagar.

Våra medarbetare kan berätta mer om proceduren och antalet dagar som behövs i ditt fall.

Vill du veta mer?

Har du fler frågor eller vill du veta mer? Tveka inte att kontakta oss via vårt gratisnummer 0800-BELFABRIEK. Våra medarbetare hjälper dig gärna vidare.

Vill du hellre prova innan du köper? Då kan en av våra medarbetare sätta upp en testmiljö åt dig så att du och dina medarbetare kan lära känna systemet.