Telefonmedarbetare kan inte undvika dem: uppringare som har bråttom. Oavsett om dessa uppringare är på väg att gå ombord på ett flygplan eller bara är otåliga av naturen, kräver de ett smidigt servicenummer.

Uppringare som har bråttom vill vanligtvis tre saker:

  • Så snabbt som möjligt få prata med en person
  • Så snabbt som möjligt få en lösning på sitt problem eller svar på sin fråga
  • När medarbetare inte är tillgängliga kunna lämna ett meddelande och få en bekräftelse på detta

Känner du igen dig i ovanstående punkter? Egentligen förtjänar varje uppringare att få hjälp snabbt. Men hur kan du förbereda din organisation för detta? Lyckligtvis gör Belfabriek detta möjligt tack vare ett hypermodernt Interactive Voice Response-system (IVR). Detta IVR erbjuder nummerägare praktiska extrafunktioner. För att tillfredsställa stressade uppringare är dessa funktioner särskilt lämpliga. Låt oss titta på vilka av dessa funktioner du kan aktivera.

Så hjälper du uppringare snabbare

Vi nämnde det redan ovan: stressade uppringare vill så snabbt som möjligt prata med en av dina medarbetare. Med ett välkomstmeddelande bekräftar du att de har ringt rätt nummer. Genom att hålla detta meddelande kort undviker du att uppringare blir frustrerade. Detsamma gäller för menyvalet som låter uppringare koppla sig själva till rätt medarbetare: se till att ha ett begränsat antal alternativ, fördelade på högst två nivåer. På så sätt får uppringare snabbt kontakt med en medarbetare.

Linjer upptagna? Aktivera följande funktioner

Trots dessa försiktighetsåtgärder kan det hända att dina medarbetare är upptagna samtidigt, vilket gör att de inte kan svara på nya samtal direkt. Hur förbereder du dig för detta? Belfabrieks IVR erbjuder två enkla funktioner som du kan aktivera direkt.

Köhantering

När alla dina medarbetare är upptagna placeras nya uppringare i en kö. Vi förser dem med behaglig musik och låter uppringaren veta var 45:e sekund hur många som väntar före dem. Din uppgift är att ställa in en maximal väntetid. En rekommendation är en väntetid på högst fem till åtta minuter. När denna tid överskrids får uppringaren möjlighet att lämna ett röstmeddelande. Visa att du är serviceinriktad och ring tillbaka till denna person så snart som möjligt.

Överflödeshantering

Med denna funktion skickar du så kallad överflöd till ett annat nummer. Uppringare som annars skulle hamna i kön kan då omedelbart få hjälp av ett backup-nummer. Detta kan vara numret till en annan medarbetare som hjälper till vid hög belastning, eller ett callcenter som endast tar emot dessa extra samtal vid hög belastning. Detta alternativ är det mest kundvänliga eftersom du inte testar uppringarens tålamod utan kopplar dem direkt.

Avancerade lösningar

Med ovanstående alternativ kommer du redan långt. Du kan dock ta det ett steg längre genom att inkludera avancerade alternativ i din tillgänglighetsplan. För mer information om detta, kontakta oss. Du hittar vårt telefonnummer längst ner i denna artikel.

Köåteruppringning

Med detta smarta alternativ rings uppringare automatiskt upp när en medarbetare blir tillgänglig.

Hur fungerar det? Uppringaren står först i kö tills den maximala tiden har gått. Därefter ombeds uppringaren att tala in sitt namn. Om IVR inte känner igen uppringarens nummer ombeds de också att ange detta.

Så snart en medarbetare blir ledig får denne ett meddelande om att numret rings upp. Samtidigt spelar plattformen upp det inspelade ljudet så att din medarbetare är helt förberedd för det kommande samtalet. Trots den långa väntetiden kommer din potentiella kund att bli imponerad av din professionalism.

Aktivera dessa funktioner nu

Du vill naturligtvis ge dina kunder den bästa servicen. Eftersom tid är pengar innebär god service att snabbt svara på uppringare. Funktionerna Köhantering och Överflödeshantering som du lärde känna tidigare i denna artikel kan du aktivera själv. Detsamma gäller för välkomstmeddelandet och menyvalet. För detta går du till sidan Nummerinställningar i Min Belfabriek.

Vill du veta mer om de avancerade funktionerna eller vill du aktivera dem direkt? Kontakta då vår kundtjänst. Vårt välkomstmeddelande är kort så att vi kan hjälpa dig direkt. Du hittar vårt telefonnummer nedan.

Vi hjälper dig gärna

Som vi nämnde i en tidigare artikel är missade samtal synonymt med förlorad inkomst. Se därför till att din tillgänglighetsplan tar hänsyn till stressade uppringare. Vill du veta mer om ovanstående funktioner eller behöver du hjälp med att aktivera dem? Vi är redo att hjälpa dig, även om du har bråttom. Du når oss på 0800–BELFABRIEK (0800–235 3227).