Genom en nationell image – och, om tillämpligt, fördelaktiga samtalskostnader – inbjuder du fler människor att ringa dig. Här kommer du att märka att uppringare har ett antal frågor, varav vissa ofta återkommer. Och du vill naturligtvis göra ett gott intryck.

En effektiv FAQ-sida är oumbärlig, men i den här artikeln visar vi hur du lättare och snabbare besvarar dessa vanliga frågor via telefon. Detta lindrar trycket på dina medarbetare, gör det möjligt för dig att ha längre öppettider och ökar förtroendet och kundnöjdheten.

Det är viktigt att använda tiden effektivt för värdefulla uppgifter inom ditt kundtjänstteam.

I stegen nedan tittar vi på hur du automatiserar delar av din telefonservice med hjälp av de praktiska funktioner som du som kund hos Belfabriek har tillgång till. Läs vidare och följ dessa steg:

Steg 1: Börja med att inventera

Innan du omorganiserar ditt telefonnummer är det viktigt att veta vilka vanliga frågor uppringare kontaktar dig om. Gör en lista över dessa och analysera dem noggrant. Inte alla frågor kan besvaras snabbare.

Det kan vara så att kunder behöver specifik information om sitt konto, ärende eller avtal som dina medarbetare måste kontrollera manuellt i systemet. Men å andra sidan kan det också finnas allmänna frågor som många kunder ställer och där svaren alltid är desamma. Med den typen av frågor arbetar vi vidare genom att skapa en organiserad FAQ-struktur.

Steg 2: Automatiskt eller personligt svar?

Tanken är att med hjälp av en valmeny leda dina kunder så snabbt som möjligt till svaret på deras fråga. Tydlig kommunikation spelar en viktig roll här. Frågor faller vanligtvis i kategorier, till exempel om fakturering, villkor, leverans eller tekniska frågor.

Dina medarbetare kan besvara dessa, men i vissa fall är det också möjligt att besvara frågor med hjälp av ett automatiserat meddelande. I din situation kan det vara en kombination av båda metoderna som är mest logisk. Att inkludera väloptimerade FAQ-frågor kan ytterligare förbättra effektiviteten genom att minska repetitiva frågor.

Steg 3: Designa din nya menustruktur

Nu när du vet vilka frågor som ställs oftast och vilka av dem du kan besvara automatiskt är det dags att designa en ny menustruktur. Det är avgörande att organisera viktig information väl så att kunder enkelt kan navigera, hitta vad de behöver och få sina behov tillgodosedda. Kunder hos Belfabriek har tillgång till många praktiska funktioner som du kan integrera i denna struktur:

När du designar din meny är det viktigt att inte trötta ut uppringare. Två val i rad i en valmeny tolererar de flesta människor, men en struktur där de måste välja oftare kan leda till frustration, och det vill du undvika. Det finns också människor som i alla fall föredrar att prata med en av dina medarbetare personligen. Vi rekommenderar att du alltid inkluderar denna möjlighet i valmenyn, till exempel som det sista alternativet.

Steg 4: Extra funktioner

I det första steget nämnde vi att inte alla frågor kan besvaras automatiskt. Det är inte helt sant, eftersom vårt Interactive Voice Response (IVR)-system möjliggör kopplingar till din databas. Där våra standardfunktioner slutar tar vår anpassade koppling vidare.

Vi skapar denna typ av funktioner, som namnet antyder, skräddarsydda för våra kunder, oavsett storleken på ditt företag. Vi har till exempel gjort det möjligt för ett banks servicenummer att helt automatiskt meddela kundens kontosaldo, och för en energileverantör att meddela mätarställningar till användare. Det är viktigt att vanliga frågor besvaras tydligt och överskådligt.

Föreställ dig hur mycket tid du frigör för dina medarbetare om du kan automatisera denna typ av informationsförfrågningar. Vill du veta mer om de tekniska möjligheterna med anpassade kopplingar, kontakta oss gärna via kontaktformuläret eller ring oss på 0800-BELFABRIEK.