Virtuella telefonnummer som vidarekopplar samtal är aktiva på vårt Interactive Voice Response-system.

Detta IVR-system utför uppgifter baserat på instruktioner som uppringaren ger – genom att trycka på en knapp eller spela in ett meddelande.

För dig är denna form av automatisering mycket praktisk: medarbetare kan nu använda sin värdefulla tid till andra uppgifter.

Många av de uppgifter som IVR-systemet utför åtföljs av uppspelning av meddelanden. Det finns många olika typer av meddelanden som kan spelas upp vid olika tillfällen under samtalet.

Du kan exakt ställa in vilka meddelanden som ska spelas upp vid vilket tillfälle. Nedan finns en lista över de mest använda meddelandena. Under listan hittar du några tips för bästa resultat.

Välkomstmeddelande

Detta är det första meddelandet som uppringare hör när de ansluter till ditt telefonnummer. Detta är ett viktigt meddelande eftersom det ger det första intrycket. Ta denna chans att ge ett vänligt meddelande som välkomnar uppringaren och får dem att känna sig bekväma.

Menyvalmeddelande

Om du använder en menyvalsfunktion är detta meddelande oumbärligt. För varje val i menyn hör uppringaren ett meddelande: “tryck 1 för…, tryck 2 för att prata med avdelningen…" Vid den slutliga vidarekopplingen till en medarbetare eller avdelning spelar IVR-systemet också upp ett meddelande (“du kopplas nu till…”). Glöm inte att också spela in ett meddelande för uppringare som inte gör något val, till exempel: “du har inte gjort något val eller ditt val kunde inte identifieras…”

Kömeddelande

Står en uppringare i kö eftersom alla medarbetare är upptagna? För en uppringare kan detta vara frustrerande, men med rätt meddelanden vet de bättre vad de kan förvänta sig och är mindre benägna att lägga på: “det är fortfarande… personer före dig.”

Om den maximala väntetiden nås kan du ge uppringare möjligheten att spela in ett meddelande. Det är vänligare än att be dem ringa tillbaka.

Meddelande för digital telefonsvarare

Med detta meddelande berättar du för uppringare att de kan lämna ett meddelande efter signalen. Tips: berätta också vad som kommer att hända efter att meddelandet har lämnats. Vad en uppringare helst vill höra är att du kommer att lyssna på meddelandet och snabbt återkomma.

Stängt meddelande eller öppettider

Detta meddelande informerar uppringare om öppettider och spelas upp efter stängningstid.

Meddelande för postnummerdirigering

Vid postnummerdirigering måste uppringaren ange de första siffrorna i sitt postnummer. Meddelandet ber uppringaren att göra detta och förklarar varför: ”…så att vi kan koppla dig till den närmaste filialen."

En bra röst för dina meddelanden

Det finns tre alternativ för att leverera meddelanden:

  • Spela in dem på din mobiltelefon. Spara ljudfilen och mejla den till oss.

  • Ge oss texten som uppringaren ska höra och vi låter en professionell röstskådespelare spela in den. Detta medför kostnader som röstskådespelaren tar ut (räkna med en engångskostnad på 100-150 euro).

  • Ge oss texten som uppringaren ska höra och vi låter vår text-till-tal-bot läsa upp den. Detta låter nästan perfekt och är det mest valda alternativet år 2023.