Att starta en hjälplinje med volontärer är en utmaning: inkommande samtal måste vidarekopplas perfekt när du vill erbjuda ett konfidentiellt samtal och ett lyssnande öra.

Vilka är kraven för en sådan telefonhjälptjänst och vilka åtgärder behöver du vidta för att framgångsrikt starta en hjälplinje? Låt oss gå igenom dem steg för steg:

Vad gör en volontärlinje?

En volontärlinje hjälper människor att lösa problem eller erbjuder ett lyssnande öra så att människor kan prata om sina problem. Några exempel på volontärlinjer är telefonnummer där man kan prata om ekonomiska problem, mental hälsa, skilsmässa, förlust av en nära anhörig eller om man bara behöver ett bra samtal.

Dessa hjälplinjer bemannas ofta av kunniga volontärer som på sin fritid erbjuder ett lyssnande öra. Dessa volontärer måste kunna sätta sig in i andras situation och visa förståelse för olika situationer. Telefonlinjerna är ofta tillgängliga varje arbetsdag, ibland även på helger eller nattetid.

Framför allt kan en hjälplinje vara känslomässigt krävande för volontärerna. Därför är det bra om tekniken kring hjälplinjen fungerar smidigt dygnet runt.

Tack vare användarvänligheten och de många telefonfunktionerna i vårt Interactive Voice Response-system (IVR) kan du konfigurera hjälplinjen precis som du vill, så att volontärerna kan fokusera helt på samtalen och den som ringer kan berätta sin historia.

Steg 1: välj ett bra telefonnummer

Du kan naturligtvis starta en hjälplinje med ditt lokala telefonnummer. Det ger dig en stark lokal profil, vilket inte alltid är önskvärt om du vill attrahera en nationell publik. Därför rekommenderar vi ett nationellt telefonnummer. Med ett nationellt telefonnummer kan alla ringa dig till lokala kostnader från hela landet.

Ett 0800-nummer är gratis för uppringare, vilket innebär att samtalskostnaderna täcks av dig. Med ett 0900-nummer kan du själv ställa in taxan, vilket gör det möjligt att erbjuda en kostnadstäckande tjänst eller till och med generera intäkter.

Vill du inte ha en gratis eller betald hjälplinje utan att uppringare ska kunna ringa till normal taxa? Välj då ett 085-nummer. Vi har en lång lista med tillgängliga 0800/085 och 0900-nummer som du kan registrera direkt.

Steg 2: koppla volontärerna till hjälplinjen

Nu när numret är ditt måste du på vår telefoniplattform ställa in var telefonen ska ringa när någon ringer. Dessa slutdestinationer kan vara volontärernas fasta eller mobila nummer. Eller hemtelefonen. Eller en app från oss som de installerar på datorn.

På så sätt gör vi alla till en del av samtalsteamet och du har ett virtuellt callcenter.

På vår teampanel kan varje medarbetare ställa in om de är tillgängliga för att svara på samtal vid den tidpunkten. På så sätt vet vår dator exakt vem som kan vidarekopplas till vid det tillfället.

Din hjälplinje är nu optimalt tillgänglig. Denna teknik fungerar för 1 till 250 personer och är samma teknik som används för nödnummer som också måste vara tillgängliga på natten, såsom transplantationslinjer.

Steg 3: lägg till andra funktioner

Du har nu ett lätt att komma ihåg nummer för din hjälplinje som kopplar uppringare till tillgängliga volontärer. Men vad händer om alla medarbetare är upptagna? Tack vare de praktiska telefonfunktionerna från Belfabriek kan du förbereda ditt nummer för detta.

Du kan till exempel spela in ett välkomstmeddelande med öppettiderna och ändra det när du inte är tillgänglig. Med en valmeny ger du uppringare alternativ att välja mellan, så att de direkt kopplas till rätt kollega. Och med en köfunktion placerar du uppringare i kö när det är mycket att göra. Om kön blir för lång kan du ställa in att uppringare ombeds lämna ett meddelande på den digitala telefonsvararen.

Har du specifika önskemål? Då kan din egen utvecklare med vår telefon-API (Application Programming Interface) bygga en perfekt skräddarsydd lösning.

Telefonioperatören för hjälplinjer

Som du ser är det fullt möjligt att starta en telefonhjälptjänst. Hos Belfabriek är det möjligt att börja i liten skala och växa sig större. Alla våra kunder får tillgång till samma funktioner, vilket innebär att du också kan utöka ditt nummer med tiden. Har du fler frågor om att starta en volontärlinje? Vi ger dig gärna mer information eller startar din hjälplinje via 0800-325 3227!