Utbrottet av Covid-19 (“Coronaviruset”) påverkar oss alla. Och företagare i synnerhet. Även företags tillgänglighet är under press. Till exempel för att anställda arbetar hemifrån. Belfabriek får därför många förfrågningar från kunder som vill ändra slutdestinationer till mobilnummer. Dessutom väljer allt fler organisationer virtuella callcenter, och vi ansluter många corona-relaterade nöd- och informationsnummer.

Utforska lösningar

För att hjälpa dig att förbli nåbar – det är möjligt! – beskriver vi i denna serie artiklar möjligheter och begränsningar. På så sätt kan du utforska lösningar för hemarbete och/eller virtuella samtalsteam. Eftersom vissa nya kunder kanske inte är helt bekanta med virtuella nummer, fokuserar vi i denna artikel på grunderna. Vad är virtuella nummer? Vad är skillnaden jämfört med “vanliga” nummer? Och varför har virtuella nummer extra värde just nu?

Virtuella nummer

Sedan 2000 har Belfabriek erbjudit virtuella nummer (även kallade “servicenummer”). Har du någonsin ringt ett 0800- eller 0900-nummer? Det är stor chans att det samtalet gick via oss. Detsamma gäller samtal till 085- och 088-nummer. Även dessa nummer (nationellt uppringbara, lokalt taxa) är virtuella och tillhandahålls av Belfabriek.

Fördelning av samtalstrafik

För alla (0800, 0900, 085 och 088) virtuella nummer gäller att inkommande samtalstrafik kan fördelas mellan exempelvis olika platser eller anställda. Tänk på personer som arbetar på kontoret. Eller kollegor som arbetar hemifrån. Om en kollega har en mobil eller fast telefon kan vi vidarekoppla. Detta kan också ske via en dator, alltså utan telefon. En stor fördel är att samtalstrafiken fördelas “skräddarsytt”. Till exempel baserat på tid eller belastning. Dessutom – mer om detta i senare artiklar – har du med ett virtuellt nummer tillgång till avancerade alternativ. Tänk på köer, meddelanden (“på grund av coronaviruset är vår butik stängd”), och så vidare. Allt detta utan en telefonväxel.

Nyliga fall

Nedan följer två exempel på lösningar som vi nyligen har implementerat:

Lösning för hemarbete

En befintlig kund använde ett virtuellt nummer med fyra telefoner på en plats. Tyvärr tvingades de arbeta hemifrån. Att vidarekoppla numret till “en” anställd var inte ett alternativ. Vad händer om flera kunder ringer samtidigt? Vår servicedesk skapade en virtuell samtalsgrupp som prioriterar samtal. Två säljare tar emot de första samtalen med sina mobiltelefoner. Om det blir belastning går samtalen vidare till kollegor. Tack vare en förannonseringston hör anställda en gong vid affärssamtal. De vet då att det är ett inkommande samtal för företaget. Att svara “fel” händer alltså inte.

Humanitas är nåbara!

Stiftelsen Humanitas ville snabbt sätta upp en informationslinje för 35 anställda. Och det gjordes. Inom en timme aktiverades ett nytt nummer och ett virtuellt samtalsteam skapades. För att minimera ledtiden kopplades uppringare först till Humanitas anställdas mobiltelefoner. Numera har anställda installerat en “softphone” på datorn. Datorn är nu alltså en fullfjädrad telefon. Om en anställd inte är tillgänglig, till exempel för att undervisa barn, kan de logga ut via Belfabriek-appen.

Hjälper dessa lösningar dig vidare?

För befintliga kunder gäller: vi gör ändringar kostnadsfritt. Även på kvällar och helger. Nödnummer anpassar vi vid behov även på natten. Är du inte kund men letar efter en lösning för att förbli nåbar under denna svåra period? Kontakta oss!

Vi önskar dig mycket styrka och hälsa. #tillsammansstarkareäncorona