4 sätt att göra telefonmenyn vänligare

En av de mest populära funktionerna i CallFactory IVR är den virtuella receptionisten eller telefonmenyn. Som uppringare har vi alla stött på virtuella receptionister, men vad krävs för att skapa en riktigt vänlig meny som uppringarna uppskattar? I den här artikeln visar vi dig 4 sätt att skapa en kundvänlig telefonmeny.

Oavsett om du ringer till en myndighet eller din egen bank kan du inte ignorera de virtuella receptionister som hjälper ditt samtal att nå rätt avdelning. Du kanske gillar vissa av dessa telefonmenyer mer än andra. Hur "djupt" uppringaren måste dyka ner i menyn och hur snabbt problemet löses bidrar till den virtuella receptionistens upplevda kundvänlighet och indirekt till det allmänna intrycket som kunden får av din organisation.

Kort sagt, en vänlig och effektiv telefonmeny är av största vikt för alla företag som vill växa.

När det är dags att inrätta din egen virtuella receptionist finns det några saker att tänka på. Efter att ha hjälpt tusentals organisationer att konfigurera sina virtuella receptionister tror vi att du kan dra nytta av följande fyra tips.

Håll din telefonmeny så platt som möjligt för att undvika att de som ringer förlorar tålamodet och hoppar av. Det är bättre att skapa en menynivå med fem alternativ än två nivåer med två eller tre alternativ vardera.
Använd korta meddelanden som hjälper de som ringer att komma till rätt person eller avdelning så snabbt som möjligt. Det är bättre att säga "tryck 1 för försäljning" än det långa och snirkliga "tryck 1 för att tala med vår försäljningsavdelning". Den som ringer kommer att förstå instruktionen perfekt och kommer att vara tacksam för att du värdesätter (i stället för att slösa bort) hans eller hennes tid.
Hoppa över välkomstmeddelandet. Minns du den tid då hemsidorna på webbplatser såg ut som välkomstmeddelanden? Precis som i onlinevärlden har telefontjänsterna kommit långt förbi det stadiet. Faktum är att om människor måste ringa dig flera gånger om dagen kan ett långt välkomstmeddelande bli ganska irriterande. Håll det kort och koncist. Se också till att IVR:n kopplar fram den som ringer så snart han eller hon trycker på en tangent, även om det är innan alla menyval har spelats upp. På så sätt kan de som ringer snabbare komma fram till den önskade avdelningen om de känner till din telefonmeny.
Anlita en professionell speaker. För en kommunikationskanal som är så viktig som din telefontjänst är det avgörande att välkomna och vägleda de som ringer på ett trevligt och effektivt sätt. Som med så många andra saker i näringslivet bör du överlåta detta till proffsen. En röstkonstnär vet bäst hur man översätter den önskade tonläget till en inspelning med rätt tonhöjd, hastighet och betoning.

Med CallFactory IVR har du fullständig kontroll över ditt gratis- eller premiumnummer. Du behöver dock inte göra detta ensam. Våra specialister hjälper dig gärna att inrätta din virtuella receptionist. Ring eller maila oss för omedelbar hjälp.