Softphone vs Hardphone: Vad ska man välja för företag?

Många organisationer överväger att byta till VoIP-telefoni. I samband med detta kommer ett antal viktiga frågor upp i huvudet.

Är VoIP tillräckligt tillförlitligt?

Vad gör vi med telefonerna?

Kommer det att fungera med vårt befintliga telefonnummer på kontoret?

I den här artikeln förklarar vi mer om VoIP och de olika typer av telefoner som finns för det, så att du kan göra ett välgrundat val för ditt företag.

Vad är VoIP egentligen?

Innan vi går vidare är det bra att ta en stund för att tänka på VoIP. Vad är det egentligen, hur fungerar det och vilka är fördelarna?

I årtionden gjordes telefonsamtal via det traditionella telefonnätet med koppartrådar. VoIP däremot använder samma internetanslutning som du redan använder för att skicka e-post, surfa och göra bankärenden på nätet.

Med VoIP omvandlas en analog signal (din röst) till en digital signal som skickas i datapaket. Hos mottagaren levereras signalen i analog form, så att du kan höras. Det är på detta sätt som datatrafik går fram och tillbaka. Kommunikationen är lika smidig som med "gammaldags" analog telefoni; ljudkvaliteten med VoIP är faktiskt ofta mycket bättre. Du kan ringa någon på andra sidan jorden och det verkar som om personen är i rummet med dig.

VoIP-telefoni använder din nuvarande internetanslutning, oavsett om det är ADSL, fiber, mobilnätet eller till och med satellit. Ofta kan du behålla samma abonnemang som tidigare; oavsett hur många samtal du ringer samtidigt. Så i det avseendet är investeringen i VoIP mycket liten.

VoIP-telefoner

Eftersom VoIP fungerar annorlunda än traditionell telefoni behöver du olika telefoner.
De tillgängliga VoIP-telefonerna kan delas in i två kategorier: hårda telefoner och mjuka telefoner. Dessa termer liknar vad hårdvara och mjukvara är för datoranvändare.
Låt oss se vad skillnaderna mellan dessa telefoner är och vilka för- och nackdelar de har.

Hårda telefoner: fördelar och nackdelar

Hardphones är fysiska telefoner; lådor som du kan ställa på ditt skrivbord. I själva verket ser de bara ut som vanliga telefoner, men "under huven" finns ett VoIP-system som använder din internetanslutning.

En av fördelarna med en hardphone är att du kan ta emot eller ringa samtal när som helst, eftersom din dator inte behöver vara aktiv för att den ska kunna ta emot samtal.

En nackdel är att det inte är lätt att uppdatera programvaran som körs på denna hardphone. Det är alltså inte möjligt att få fler funktioner eller öka säkerheten. En annan nackdel är att hårda telefoner kostar mer än mjuka telefoner.

Softphones: Fördelar och nackdelar

En softphone kan göra samma sak som en hardphone - ringa via VoIP - men ser annorlunda ut. I stället för en fysisk telefon på ditt skrivbord är det en telefon i form av en programvara på din dator eller en app på din telefon. Skype är ett exempel på en softphone, liksom Viber, Google Talk och Bria. Till och med den gröna telefonikonen på iPhone är en typ av softphone.

Fördelen med en softphone är att programvaran eller den fasta programvaran lätt eller ibland till och med automatiskt kan uppdateras. Leverantörerna lägger också regelbundet till ytterligare funktioner, vilket innebär att softphones kan göra mer och mer med tiden och bli bättre och bättre.

Kommer den att fungera med mitt befintliga telefonnummer?

Oavsett om ditt företag använder hårda telefoner eller mjukvara (eller en kombination av båda) spelar det ingen roll om du har inrymt ditt företagstelefonnummer hos Belfabriek.

Ditt telefonnummer hos Belfabriek är ett virtuellt nummer som täcker ditt vanliga nummer eller VoIP-nummer.

Hur det fungerar.

De som ringer in knappar in ditt telefonnummer. Din uppringares telefon kopplas till vårt interaktiva röstsvarssystem (IVR).

Beroende på hur ditt nummer är konfigurerat bestämmer vår IVR vad som ska göras med samtalet. Om ett inkommande samtal behöver kopplas vidare till en av dina anställda kommer vår IVR att koppla vidare den som ringer till din telefon.

För oss spelar det ingen roll om du använder en hardphone, en softphone, en mobil eller en traditionell telefon.

Efter stängningstid eller när det är mycket upptaget kan vår IVR spela upp ett meddelande eller spela in ett talat meddelande från den som ringer.

IVR-systemet ansluter uppringare till alla typer av telefonapparater, oavsett teknik eller nätverk. Den stora fördelen är alltså att du inte behöver göra några ytterligare investeringar i nya enheter eller nätverk. Ett virtuellt nummer från Belfabriek är framtidssäkert och oändligt skalbart.

Vanliga frågor

Om du fortfarande är osäker på vilken VoIP-telefon som är det bästa valet för din organisation har vi listat några vanliga frågor nedan och besvarat dem.

Kan jag använda hårda telefoner och mjuka telefoner inom en och samma installation?

Självklart kan du det. Beroende på situationen eller den anställdes preferenser kan du välja mellan en softphone eller en hardphone.

När du konfigurerar ett servicenummer i vår IVR anger du när samtalen ska vidarebefordras till var och en av dessa enheter.

Som redan nämnts spelar det ingen roll för vår IVR vilken enhet du använder.

Så jag kan också kombinera VoIP med vanliga telefoner eller mobiltelefoner?
Det är inte heller något problem.

Faktum är att vissa organisationer använder mobiltelefoner som ett reservsystem om de hårda VoIP-telefonerna är överbelastade eller otillgängliga vid strömavbrott eller nätverksavbrott.

Måste jag köpa ett nytt telefonsystem?

Nej, det är inte nödvändigt.
När du väljer hårda telefoner ansluter du dem direkt till din nätverksrouter.
Både softphones och hardphones konfigureras via ett nätverksgränssnitt.
Du kan lämna fördelningen av inkommande samtal helt och hållet till Belfabriks IVR-system. Här lägger du till viktiga funktioner som till exempel ett virtuellt callcenter, som ser till att samtalen fördelas jämnt mellan tillgängliga medarbetare.

Hur är det då med ett VoIP-system som du själv driver?

Ett system med egen drift eller på plats innebär att ett företag investerar i och äger sin egen PBX-hårdvara (Private Branch eXchange), som fungerar som en egen, intern PBX.

Företagen gör detta eftersom de förväntar sig att de på detta sätt får större kontroll över driften av sin PBX. Detta kräver dock en betydande investering i hårdvara och underhåll, samtidigt som det krävs ytterligare och välutbildad personal för att sköta och underhålla den.

Belfabrikens värdbaserade IVR-system ger dig å andra sidan fullständig kontroll över inställningen av ditt eller dina nummer, samtidigt som du inte behöver oroa dig för investeringar i utrustning och underhåll.

Detta ger dig mer tid och resurser att fokusera på de saker som är viktiga för din organisation.

Kan vi inte bara använda våra egna mobiltelefoner?

Självklart kan ni det. Mycket väl, om du väljer en mjuk telefonlösning.
Du och dina anställda använder en mobiltelefon enligt era egna preferenser. Varje anställd installerar den valda softphone-lösningen och du hanterar den centralt, via nätverket.
Om du har ett utbud av företagstelefonnummer kan du tilldela varje anställd ett 088-nummer från ditt eget utbud. På så sätt kan alla anställda nås på ett nummer från ett enhetligt sortiment och du kan fortfarande skydda bilden av din organisation.
Vi kan ställa in samtalsvidarebefordran så att inkommande samtal automatiskt vidarebefordras när du eller dina anställda är på resande fot.

Vilka funktioner kan jag använda med min VoIP-lösning?

När du har ditt eller dina företagstelefonnummer hos Belfabriek har du alltid tillgång till vårt kompletta och omfattande paket med tilläggstjänster. Här är några av de funktioner som våra kunder använder mest:

Samtalsfilter
Inspelning av samtal
Digital telefonsvarare
Direkt överföring av samtal
Ändra destination
Urvalsmeny
Mobila tillämpningar
Ruttning med områdeskod
Postnummerdirigering
SMS-router
Statistik
Statistik för e-postrapportering
Ton för förhandsbesked
VIP-routning
Virtuellt callcenter
Kö för uppringare

Hur ansluter jag mitt telefonnummer till Belfabriken?

Om du redan har ett servicenummer kan du enkelt överföra det till Belfabriken. Kontakta oss gärna utan förpliktelser. Vi kan hjälpa dig med överföringen utan kostnad,
Om du ännu inte har något servicenummer kan du kontrollera våra nummerbutiker för att se vilka nummer som för närvarande är tillgängliga.

Observera att numren tilldelas enligt principen först till kvarn, så vänta inte för länge med att fastställa din preferens.