VoIP-telefoner: ska mitt företag skaffa en hardphone eller en softphone?

Många organisationer överväger att byta från vanliga telefonlinjer till VoIP-telefoni (Voice over IP). Om ditt företag är ett av dessa företag finns det ett antal viktiga frågor som du bör ställa dig själv.

Frågorna omfattar bland annat följande:

- Är ett VoIP-system tillräckligt tillförlitligt?
- Vad händer med mina telefoner?
- Är det kompatibelt med mitt premiumnummer eller avgiftsfria nummer?

I den här artikeln berättar vi allt du behöver veta om vad VoIP är, vilka typer av telefoner som kan användas med VoIP och hur du använder VoIP med dina befintliga telefonnummer. När du har läst igenom artikeln bör du kunna fatta ett välgrundat beslut om huruvida VoIP är rätt för ditt företag eller inte.

Vad är VoIP egentligen?

Låt oss börja med själva termen VoIP. Vad är det egentligen, hur fungerar det och vilka för- och nackdelar finns det med VoIP?

I årtionden har telefonsamtalen skickats som en analog signal över det traditionella koppartrådsnätet, det så kallade offentliga kopplade telefonnätet (PSTN).

VoiP använder däremot nätverksteknik för att skicka dina telefonsamtal som digital information till mottagaren. Även om VoIP kan använda många olika typer av nätverksteknik innebär det för de flesta företag helt enkelt att de använder samma internetanslutning som de redan använder för e-post, surfning och internetbankverksamhet för sina telefonsamtal.

VoIP omvandlar en analog signal (din röst) till en digital signal som sedan överförs som små datapaket över nätverket. I mottagarens ände sätts dessa paket ihop och omvandlas tillbaka till en analog signal så att du kan höras. När mottagaren svarar upprepas samma process i motsatt riktning.

Trots denna fram och tillbaka-överföring av dataöverföringar är kommunikationen via VoIP lika smidig som med gammaldags analog telefoni, men med en stor skillnad: ljudkvaliteten kan vara mycket bättre med VoIP. Du kan ringa någon på andra sidan jorden och det kommer att kännas som om personen är där med dig, i samma rum.

Om du använder din nuvarande internetanslutning för VoIP-telefoni ska du kontrollera om den tillgängliga bandbredden är tillräcklig. De flesta moderna bredbandsanslutningar bör ha stöd för VoIP, vilket gör att investeringen i VoIP är relativt låg.
VoIP är inte kompatibelt med en vanlig telefon

Eftersom VoIP skickar data via en nätverksanslutning behöver du speciella telefoner som ansluts till ett nätverk.

Det finns två kategorier av VoIP-telefoner: så kallade hardphones och softphones.

Skillnaden mellan dessa två är som skillnaden mellan hårdvara och mjukvara för datorer: den ena är en fysisk enhet, den andra körs på din dator eller mobiltelefon.

Var och en av dessa har sina egna för- och nackdelar.
Hårda telefoner: fördelar och nackdelar

Hardphones är fysiska telefoner, dvs. de apparater som du kan placera på ditt skrivbord. Hardphones ser faktiskt ut som vanliga telefoner, men under huven körs ett VoIP-system som ansluts till internet i stället för till den gamla telefonlinjen.

Fördelarna med en hardphone är att den känns bekant, alla reglage och sättet att använda den är detsamma som en vanlig telefon. En viktig skillnad mot softphones är att du kan ringa eller ta emot samtal när som helst, även när datorn är avstängd.

Hårda telefoner har två viktiga nackdelar jämfört med mjuka telefoner.

Den första är att det inte är lätt att uppgradera den mjukvara som telefonerna använder för att hantera den digitala delen och nätverksdelen, t.ex. för att öka säkerheten eller lägga till nya funktioner.

Den andra nackdelen jämfört med softphones är att en hardphone är dyrare att köpa.

Softphones: fördelar och nackdelar

En softphone är i princip en programvara som gör samma sak som en hardphone, men som körs på din dator. I stället för en fysisk telefon på skrivbordet finns en softphone som en ikon på datorn eller en app på telefonen.

Softphones är vanligare än du tror och du har förmodligen använt en utan att veta om det. Välkända exempel på softphones är Skype, Viber, Google Talk och Bria.

En av de största fördelarna med en softphone är att programvaran är lätt eller till och med automatiskt uppdaterad, vilket gör att du alltid har tillgång till de senaste säkerhets- och funktionsuppdateringarna.

En annan nackdel är avsaknaden av ett fysiskt gränssnitt. För vissa människor är det inte samma sak att tala i en mikrofon på ett headset som att hålla en telefon mot örat. Även om olika USB-telefonlurar har dykt upp på marknaden känns de mer som leksaker än som seriösa kommunikationsapparater.

Fungerar VoIP med mitt avgiftsfria eller nationella telefonnummer?

Det korta svaret är: ja. Ditt befintliga telefonnummer, oavsett om det är ett lokalt, nationellt eller avgiftsfritt nummer, kan ställas in för att fungera med VoIP. Nationella och avgiftsfria nummer är virtuella nummer som vidarebefordrar inkommande samtal till vilket befintligt telefonnummer som helst eller till och med helt digitalt direkt till ditt VoIP-konto.

Även valet av telefon - hård telefon, mjuk telefon eller en kombination - har ingen inverkan på din användning av din befintliga avgiftsfria eller nationella telefon.

Hur fungerar det då?

De som ringer in ditt telefonnummer, varefter du kopplas till vårt interaktiva röstsvarssystem (IVR). Beroende på hur du har konfigurerat ditt servicenummer kopplas de som ringer till en av dina anställda.

IVR-systemet kopplar upp de som ringer till vilken typ av telefon som helst, oavsett vilken teknik eller vilket nätverk som används.

Den stora fördelen är att du inte behöver investera i ny utrustning.

Ett virtuellt nummer som tillhandahålls av CallFactory är framtidssäkert och erbjuder obegränsad skalbarhet.
Ofta ställda frågor

Vi har listat några vanliga frågor nedan för att hjälpa dig att besvara frågor som du fortfarande kan ha om VoIP eller vilken typ av VoIP-telefon som är det bästa valet för din organisation.
Kan jag använda hårda och mjuka telefoner i en och samma installation?

Ja, det är möjligt. Beroende på din företagsstruktur eller enskilda anställdas preferenser kan du använda både softphones och hardphones eftersom båda är kompatibla med alla CallFactory-telefonnummer.

När du konfigurerar ditt avgiftsfria eller nationella telefonnummer i vår IVR kan du ange vilka inkommande samtal som ska omdirigeras till vilka telefoner.
Kan jag kombinera VoIP med vanliga telefoner eller mobiltelefoner?

Det är inget problem. Vissa organisationer använder mobiltelefoner för att hantera "överflödet" när deras VoIP-telefoner är upptagna. Fast telefoni eller mobiltelefoner är också en bra backup vid strömavbrott eller nätverksstörningar.
Ska jag köpa en ny telefonväxel?

Nej, det är inte nödvändigt. När du väljer hårda telefoner ansluter du dem direkt till din nätverksrouter.

Både softphones och hardphones konfigureras via ett nätverksgränssnitt. Den rättvisa fördelningen av inkommande samtal sköts av CallFactory IVR. I det här systemet kan du lägga till viktiga funktioner som till exempel en virtuell receptionist, som ser till att samtalen fördelas rättvist mellan de tillgängliga medarbetarna.

Hur är det med VoIP-system med egen hosting?

Att använda ett system med egen drift eller ett system på plats innebär att företaget investerar i - och äger - sin egen PBX-hårdvara (Private Branch eXchange). Ett självhyst system är egentligen ett företags eget interna telefonsystem.

Företagen väljer denna väg eftersom de förväntar sig att få mer kontroll över växelns prestanda. Detta kräver dock en betydande investering, inte bara i hårdvara och hårdvaruunderhåll. Dessa företag upptäcker ofta att de behöver högutbildad personal för att sköta och underhålla PBX-hårdvaran.

CallFactory erbjuder ett värdbaserat IVR-system som ger dig fullständig kontroll över konfigurationen av ditt telefonnummer. Det innebär också att du inte behöver oroa dig för stora investeringar och underhåll av utrustning, vilket ger dig mer tid och resurser att fokusera på de frågor som är viktiga för din organisation.
Kan vi inte bara använda våra mobiltelefoner?

Det kan du säkert. Särskilt om du kombinerar detta med en softphone-lösning där varje anställd använder sin smartphone och installerar en softphone-app som distribuerar samtalen centralt. I det här fallet skulle de anställda ringa och ta emot samtal via softphone-appen.

Alternativt registrerar vissa stora företag eller organisationer ett nummerblock och tilldelar sedan varje mobiltelefon ett separat telefonnummer (eller en förlängning). Inkommande samtal vidarebefordras sedan till de anställdas mobiltelefoner. Detta är en bra inställning när de anställda bara behöver ta emot samtal.

Vilka funktioner kan jag använda med min VoIP-lösning?

Detta beror på vilken IVR eller PBX du använder.

Om du har registrerat ditt avgiftsfria eller lokala telefonnummer på (eller överfört det till) CallFactory får du full tillgång till vår svit av ytterligare funktioner som vår moln-IVR erbjuder. Här är några av dessa kostnadsfria extrafunktioner som ingår i varje paket:

- Anropsfilter
- Samtalskö
- Inspelning av samtal
- Direkt vidarekoppling
- Fax2mail
- Hantera nummer för att ringa till nummer
- Mobila tillämpningar
- SMS-organisatör
- Statistik
- E-postrapporter för statistik
- VIP-routning
- Virtuell receptionist
- Voice2email
- Viskande

Hur överför jag mitt telefonnummer till CallFactory?

Om du redan har ett servicenummer kan du enkelt överföra det till CallFactory genom att kontakta vår kundtjänst.

Om du ännu inte har ett gratisnummer eller ett nummer med övertaxa, ta en titt på de avgiftsfria eller nationella telefonnummer som vi har tillgängliga.

Kontakta vår kundtjänst för lokala nummer i alla länder.

Observera att numren tilldelas enligt principen "först till kvarn, först till kvarn".
Har du några frågor?

Om du efter att ha läst den här artikeln fortfarande har frågor om VoIP, användning av softphones eller hardphones eller om avgiftsfria, nationella och lokala telefonnummer, tveka inte att kontakta oss.