7 fraser som uppringare älskar att höra från din kundtjänst

Effektiv kundservice handlar lika mycket om hur du säger saker som om vad du säger. I slutet av telefonsamtalet vill du att dina kunder ska känna att de har fått hjälp och att de har blivit väl betjänade.

Många organisationer förlitar sig på "magiska" fraser eller meningar som kunderna älskar att höra för att uppnå detta.

I den här artikeln går vi igenom några av de viktigaste uttrycken och de attityder som ligger till grund för dem för att hjälpa dig att göra bästa möjliga intryck på dina samtalsdeltagare.
"Hur kan jag hjälpa dig?"

De som ringer vill förklara i detalj vad de vill ha eller behöver. Börja samtalet på ett positivt sätt genom att ge dem denna möjlighet. Att ställa en öppen fråga hjälper till att få igång samtalet.
"Jag förstår att det har varit besvärligt för dig."

I allmänhet är det så att när kunder klagar, känner de sig seriösa med sina klagomål. Även om klagomålen verkar små och obetydliga för dig eller andra. Starta inte en diskussion och tvivla inte på allvaret i det som dina kunder berättar för dig. Visa att du kan sätta dig in i deras situation genom att erkänna deras känslor. Detta ger dina samtalsdeltagare förtroende för att den lösning som du ska föreslå kommer att vara acceptabel för dem.
"Jag kan lösa det här åt dig"

Även om du inte har en omedelbar lösning vill de som ringer höra att du tar ansvar för att lösa problemet. Skapa realistiska förväntningar om när de kan förvänta sig en lösning och se till att du lever upp till dem. Att lösa ett problem snabbare än utlovat ger naturligtvis ett perfekt intryck.
"Jag kommer att hålla dig uppdaterad"

Om du behöver tid för att lösa ett problem ska du inte pröva samtalets tålamod. Låt dem inte gissa hur det går med deras problem, utan håll dem informerade om uppdateringar och förändringar. De som ringer kommer att uppskatta din proaktiva attityd.
"Jag vet inte, men jag ska ta reda på det åt dig".

Ärlighet är oerhört viktigt. Om du inte vet svaret på en fråga ska du vara ärlig och erkänna det. De som ringer uppskattar detta, och de kommer att uppskatta det ännu mer om du gör dig besväret att hitta svaret.
"Jag föreslår" eller "Jag rekommenderar".

Förringa aldrig en kund genom att tala om för honom vad han eller hon ska göra eller inte göra. Det är mycket bättre att ge råd. På så sätt ger du ett positivt och vänligt intryck.
Särskilt när det gäller tekniska frågor är det mycket bättre att ge råd eller rekommendationer.
"För speciella kunder som du"

Både uppringare och kunder vill inte vara ett vanligt nummer. De vill bli tilltalade med sitt namn och känna sig uppskattade. Låt dem inte gissa, utan berätta hur mycket du uppskattar deras affärer. Ibland kan du visa din uppskattning med en liten rabatt för lojala kunder. Försäkringsbolag gör detta hela tiden för att få sina kunder att känna sig speciella. Vad kan du erbjuda dina kunder?